e-Arşiv Fatura

e-Arşiv Fatura Nedir? (VUK ve 509 Seri Tebliğ)

e-Arşiv Fatura, 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği'nde "GİB sistemine kayıtlı olmayan alıcılara kesilen elektronik belge" olarak tanımlanır. e-Fatura sisteminde alıcı GİB kayıtlı olmak zorundayken, e-Arşiv'de alıcı kim olursa olsun elektronik olarak düzenlenebilir. Bu nedenle e-Arşiv; bireysel müşterilere, küçük işletmelere (basit usul, esnaf muafiyeti vb.), yabancı kişilere ve GİB e-Fatura sistemine henüz kaydolmamış firmalara kesilecek tek elektronik fatura çeşididir.

Teknik özellikler:

• Format: e-Fatura ile aynı — XML / UBL-TR (Universal Business Language — Türkiye varyantı).
• İmza: Mali mühür veya nitelikli elektronik imza.
• İletim: Doğrudan alıcıya e-mail gönderimi, PDF çıktısı ile teslim veya entegrasyon platformu bildirimi.
• GİB'e raporlama: Düzenlenen e-Arşiv Faturalar, takip eden ayın 7. günü sonuna kadar GİB'e elektronik olarak rapor edilir (509 Tebliğ).
• Saklama: VUK m.253 uyarınca 5 yıl süreyle elektronik ortamda muhafaza zorunludur.

2026 Kağıt Fatura Sınırı (3.000 TL)

509 Sıra No'lu VUK Tebliği 2022 yılında yapılan değişiklikle, e-Fatura kapsamı dışındaki mükellefler için tutar bazlı e-Arşiv düzenleme zorunluluğu getirilmiştir:

• 1 Ocak 2020 - 31 Aralık 2021: Eşik 5.000 TL (B2C), 30.000 TL (B2B aynı gün).
• 1 Ocak 2022 - 30 Haziran 2022: Eşik 5.000 TL → 2.000 TL dönüşüm süreci.
• 1 Ocak 2025 - 31 Aralık 2026: Eşik 3.000 TL (vergiler dahil).
• 1 Ocak 2027'den itibaren: Eşik 0 TL — tutarına bakılmaksızın tüm faturalar e-Arşiv olmak zorunda.

Bu düzenlemenin anlamı: 2026 yılında basit usul mükellefinden büyük ticari işletmeye kadar herkes, 3.000 TL'yi aşan bir satış yaptığında kağıt fatura yerine GİB Portal üzerinden e-Arşiv Fatura düzenlemek zorundadır. 3.000 TL altındaki satışlar için perakende satış fişi, kağıt fatura veya gönüllü e-Arşiv kesilebilir.

Kimler e-Arşiv Fatura Düzenlemek Zorunda? (2026)

1. Zorunlu kapsam (e-Fatura eşiği aşanlar):

• 2025 hesap dönemi brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan tüm mükellefler
• 2022+ hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 500.000 TL'yi aşan e-ticaret / pazaryeri / internet reklam aracılık mükellefleri
• ÖTV Kanunu kapsamındaki akaryakıt bayileri, gayrimenkul-taşıt satıcıları, sağlık kuruluşları (ciroya bakılmaksızın)

Bu mükellefler GİB e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılara e-Fatura, kayıtsız alıcılara e-Arşiv Fatura keser.

2. Tutar bazlı zorunlu kapsam (3.000 TL üzeri):

• Basit usule tabi mükellefler (GVK m.46)
• Serbest meslek erbabı (doktor, avukat, mühendis vb.)
• İşletme hesabı esasına tabi gerçek kişi tacirler
• Bilanço esasına tabi olup e-Fatura kapsamında olmayanlar

Bu mükellefler, 3.000 TL üzerindeki satışları için GİB Portal (https://portal.efatura.gov.tr) üzerinden e-Arşiv Fatura düzenlemek zorundadır.

GİB Portal Üzerinden e-Arşiv Fatura Düzenleme

Küçük ölçekli mükellefler için GİB ücretsiz Portal hizmeti sunar:

1. Giriş: https://portal.efatura.gov.tr
2. Kayıt: İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden e-Devlet şifresi ile GİB Portal'a kayıt olunur.
3. Mali mühür: Düzenleme için mali mühür gereklidir; mühürsüz düzenleme yapılamaz. TÜBİTAK KamuSM üzerinden temin edilir.
4. Fatura düzenleme: Portal üzerinden manuel olarak alıcı bilgisi, ürün/hizmet detayı, KDV oranı, matrah ve tutar girilir.
5. İmzalama ve gönderim: Mali mühürle imzalanıp GİB'e kaydedilir; alıcıya PDF olarak e-mail ile iletilir veya fiziksel çıktı teslim edilir.
6. Raporlama: Takip eden ayın 7. gününe kadar GİB'e dönem raporu otomatik iletilir.

Orta-büyük mükellefler için özel entegratörler (Paraşüt, Mikro, Logo, Uyumsoft vb.) aylık abonelik karşılığında daha otomatik süreçler sunar.

e-Fatura vs e-Arşiv Fatura Karşılaştırma

Pratik olarak: cirosu 3 milyon TL'yi aşan bir işletme, GİB kayıtlı mükelleflere e-Fatura kesmek zorundadır; kayıtsız alıcılara ise e-Arşiv Fatura kesilir. Sistem alıcının VKN'sinin kayıtlı olup olmadığını kontrol ederek otomatik yönlendirme yapar.

1 Ocak 2027 Tam Dönüşüm

Tebliğ düzenlemelerine göre 1 Ocak 2027 itibarıyla tutarına bakılmaksızın tüm faturaların e-Arşiv olarak düzenlenmesi zorunlu hale gelecektir. Bu tarih sonrasında:

• Kağıt fatura uygulaması tamamen sona erer
• Basit usul mükellefleri de, esnaf muafiyetinin dışındaki tüm mükellefler de her tutardaki satış için e-Arşiv Fatura kesecek
• GİB Portal'ın aktif kullanım kapasitesi artacak; yazılım entegratörlerine talep yükselecek
• Yapay zeka destekli vergi denetim sistemleri tüm fatura verisini gerçek zamanlı işleyecek

Bu geçiş, Türkiye'nin elektronik vergi ekosistemi dönüşümünün nihai adımı olarak sunulmaktadır.

Devren İşletme Alımında e-Arşiv Fatura Raporları

Devralınacak işletmede e-Arşiv Fatura raporları üç açıdan kritik veri kaynağıdır:

1. Gerçek ciro teyidi: Beyan edilen satış rakamları ile GİB'e raporlanan e-Arşiv Fatura toplamlarının karşılaştırılması; sapmalar kayıt dışı satış veya sonradan matrah riskini gösterir.
2. Müşteri profili analizi: e-Arşiv Fatura kesilen alıcılar çoğunlukla bireysel müşteri (B2C); e-Fatura ise kurumsal müşteridir. Oran, işletmenin müşteri yapısını gösterir.
3. Ortalama fatura tutarı: e-Arşiv Fatura raporlarından ortalama fatura tutarı, ürün/hizmet profili hakkında bilgi verir (premium ürün vs kitle ürünü gibi).

Alım öncesi son 12 ay e-Arşiv Fatura raporunun incelenmesi; mali müşavir yetkilendirmesi ile sorgulanabilir.