Devir Teslim Tutanağı Nasıl Hazırlanır?

Ticari işletme devri sözleşmesi ne kadar iyi hazırlanırsa hazırlansın, fiziksel teslim anını belgeye dökmeyen bir devir yarım kalmış bir devirdir. Devir teslim tutanağı; demirbaş envanterinin, stokun, anahtarların, belgelerin, sayaç okumalarının ve işletme durumunun teslim edildiği an itibarıyla ne durumda olduğunu taraflar arasında yazılı olarak sabit hâle getirir. Resmi kanunlar için Resmi Gazete ve uygulama içtihadı için Yargıtay kararları esas alınır.

Bu rehber; tutanağın hukuki amacını, zorunlu maddelerini, envanter hazırlama yöntemini, fotoğraf dokümantasyon protokolünü ve noter tasdikinin ispat gücünü açıklar. Sözleşmenin omurgasıyla ilgili için /rehber/devir-sozlesmesi-nasil-yapilir; devir sürecinin genel adımları için /rehber/isletme-devri-nasil-yapilir rehberimizi inceleyin.

Devir teslim tutanağı; özel hukukta iki işlevi bir arada yapar: (1) tespit — teslim anında varlıkların ve durumun ne olduğunu kayıt altına alır; (2) ispat — HMK m.199 kapsamında taraflar arasında yazılı delildir. HMK m.200 gereği, kural olarak belirli bir bedelin üzerindeki hukuki işlemler yazılı delille ispatlanır; senede bağlı bir iddianın aksi ancak senetle ispatlanabilir (HMK m.201). Tutanak bu zinciri sağlamlaştırır.

Mahkeme içtihatlarına göre; imzasız veya paraf eksik tutanaklar mutlak delil değeridir; fotoğraflı-imzalı tutanaklar ise dava süreçlerinin büyük çoğunluğunda karşı tarafın iddialarını düşürmektedir. Apartman yönetim devirlerinden ticari işletme devirlerine, kamu taşınır devirlerinden kiracılık devirlerine kadar her uygulamada tutanak standart belgedir.

Noter huzurunda düzenlenen tutanaklar; HMK m.204 uyarınca resmi belge niteliğinde olduklarından aksi ancak sahtelik iddiası ile ileri sürülebilir. Normal (adi) tutanaklar ise iki taraf imzası ile adi yazılı delil niteliğindedir (HMK m.205). Yüksek bedelli devirlerde noter tasdiki önemli bir güvencedir.

Aşağıdaki sekiz başlık; devir teslim tutanağının omurgasıdır. Hiçbiri atlanmamalıdır; çoğu davada "tutanakta yazmıyor" denilince ispat düşer.

1. 1. Başlık ve Tanımlama: "Devir Teslim Tutanağı" veya "Teslim Tesellüm Belgesi" başlığı açıkça yer almalıdır. İşletmenin ticaret unvanı, vergi numarası veya T.C. kimlik numarası, işyeri açık adresi belirtilir.
2. 2. Taraflar (Devreden ve Devralan): Her iki tarafın açık adı, T.C. kimlik numarası veya vergi numarası, iletişim bilgisi; tüzel kişilikte şirket unvanı + imza yetkilisi bilgileri + imza sirkülerine referans.
3. 3. Tarih ve Saat: Sorumluluğun kesin olarak geçtiği an, gün/ay/yıl + saat/dakika düzeyinde belirtilmelidir. Bu bilgi kira/sigorta/sayaç geçişi hesabında kritiktir.
4. 4. Demirbaş ve Ekipman Envanteri: Her kalem; marka, model, seri numarası, adet, durum (yeni, kullanılmış, arızalı), alış tarihi (varsa), tahmini değer sütunlarıyla tablo halinde listelenir. Tabloya "Ek-1: Envanter Tablosu" olarak referans verilir.
5. 5. Stok Listesi: Ticari mal stoğu; ürün adı, SKU/barkod, adet, birim maliyeti ve toplam değer. Bu ayrıntı hem KDV fatura edilmesi hem muhasebede ticari mal girişi için gereklidir.
6. 6. Belgeler ve Ruhsat Dosyası: Teslim edilen tüm belgeler tek tek sayılır: vergi levhası, ruhsat asıl/fotokopi, tedarikçi sözleşmeleri, kira sözleşmesi, marka tescil belgesi, çalışan özlük dosyaları, POS cihazı şifreleri, e-fatura portal erişim bilgileri, sosyal medya hesapları, domain devir dokümanları.
7. 7. Anahtarlar ve Fiziki Erişim: Kaç adet anahtar, hangi bölgeye (ana giriş, depo, ofis), kasa/depozito kasası kodu, alarm sistemi şifresi, kart kilit kodu. Her anahtar numaralandırılır ve tutanakta sayılır.
8. 8. Sayaç Okumaları ve Fatura Durumu: Elektrik, su, doğalgaz, telefon, internet — teslim anındaki sayaç değerleri ve son ödeme durumu (son fatura tarihli, ödenmiş/ödenmemiş). Bu veri, sonraki sayaç devir işlemlerinde esas alınır.

Ek olarak eklenebilecek başlıklar: çalışan listesi (SGK sicil no + kıdem tarihi), borç/alacak listesi (devir öncesi tahsil edilmemiş faturalar), açık siparişler, devam eden garanti dosyaları, masa/tonluk bakımlar. Her biri ayrı bir ek olarak tutanağa eklenir.

Örnek Madde Metinleri — Aşağıda; devir teslim tutanağına yazılabilecek örnek madde metinleri yer alır. Her somut olayda hukuki danışmanla birlikte uyarlanmalıdır.

Madde 1 (Başlık):

"İşbu Devir Teslim Tutanağı; [DEVREDEN AD SOYAD/UNVAN] (bundan böyle "Devreden" olarak anılacaktır) ile [DEVRALAN AD SOYAD/UNVAN] (bundan böyle "Devralan" olarak anılacaktır) arasında imzalanmış olan [TARİH] tarihli Ticari İşletme Devir Sözleşmesi'nin fiziksel teslim aşamasını kayıt altına almak amacıyla, aşağıda belirtilen yer, tarih ve saatte, taraflar arasında iki nüsha hâlinde düzenlenmiştir."

Madde 2 (Yer ve Tarih):

"Yer: [İşletmenin açık adresi] | Tarih: [gün/ay/yıl] | Saat: [ss:dd] | Tutanak saati itibarıyla tüm demirbaş, stok, belge, anahtar ve sayaç bilgileri aşağıda yazılı olduğu şekilde Devralan'a teslim edilmiştir."

Madde 3 (Demirbaş Envanteri):

"İşletmede mevcut demirbaş ve ekipmanın listesi işbu tutanağın Ek-1'inde yer almaktadır. Ek-1'deki her kalem; marka, model, seri numarası, adet, durum (yeni/kullanılmış/arızalı), varsa alış tarihi sütunlarını içermektedir. Devralan, Ek-1'de yer alan tüm kalemleri fiziki olarak kontrol ettiğini, eksiksiz ve belirtilen durumda teslim aldığını kabul ve beyan eder. Fotoğraflı ekler Ek-1A olarak tutanağın ayrılmaz parçasıdır."

Madde 4 (Stok):

"Teslim anındaki ticari mal stoğu Ek-2'de listelenmiştir. Stoğun toplam değeri [TUTAR] TL olup, bu bedel taraflarca [TARİH] tarihli Devir Sözleşmesi'nin [MADDE NO] maddesinde belirtildiği şekilde fatura edilmiştir. Devralan, stoğun sayımı sırasında fiilen hazır bulunmuş ve miktarların doğruluğunu teyit etmiştir."

Madde 5 (Belgeler):

"İşletmeye ait aşağıdaki belgelerin asılları/fotokopileri tutanağın imzası anında Devralan'a teslim edilmiştir: (1) İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı asıl; (2) Vergi Levhası kopyası; (3) Geçerli Kira Sözleşmesi + ekleri; (4) Son 24 ay POS dökümleri; (5) Son 24 ay KDV beyannameleri; (6) Marka tescil belgesi (varsa); (7) Çalışan özlük dosyaları; (8) Tedarikçi ve müşteri sözleşmeleri. Teslim edilen her belge, Ek-3 kontrol listesinde paraflanmıştır."

Madde 6 (Sayaç Okumaları):

"Elektrik sayacı okuma değeri: [kWh]; Su sayacı okuma değeri: [m3]; Doğalgaz sayacı okuma değeri: [m3]. Sayaç okumaları, devir tarihinde [SAAT] itibarıyla yapılmış olup, okuma fotoğrafları Ek-4'e eklenmiştir. Bu tarihten önceki tüm sayaç tüketimi ve fatura yükümlülüğü Devreden'e, bu tarihten sonraki tüm tüketim ve fatura yükümlülüğü Devralan'a aittir."

Madde 7 (İmza):

"Taraflar; işbu tutanak ve eklerini tam olarak okuduklarını, içeriğini anladıklarını ve üzerinde mutabık kaldıklarını kabul ederek, her bir sayfayı paraflamış ve son sayfayı tam imzayla onaylamışlardır."

Envanter hazırlama; tutanağın en kritik kısmıdır. Deneyimli mali müşavirler bu aşama için en az yarım-bir gün ayırmaya dikkat çeker. Aşağıdaki altı adımı takip ederek çıkarılan envanter ispat açısından sağlam kabul edilir.

1. Adım 1 — Ön Hazırlık ve Sayfa Yapısı

   Etki: Etki:Yüksek

   Tutanak hazırlığı teslim gününden önce başlar. Devreden taraf; mevcut demirbaş defteri, VUK kapsamında tutulmuş envanter kaydı, alış faturaları, tedarikçi kayıtları ve e-defter ekstrelerini bir araya getirir. Tüm bu veri, taslak envanter tablosunun temelidir.

   Taslak tablo; Excel veya Google Sheets'te standart sütunlarla hazırlanır: Sıra No, Kategori, Marka, Model, Seri Numarası, Adet, Durum (yeni/kullanılmış/arızalı), Alış Tarihi (varsa), Tahmini Değer. Bu tablo devir gününden 3-5 gün önce devralana paylaşılmalı; devralan önceden inceleyebilmelidir.

   Tutanak iki nüsha olarak basılacaktır — her biri iki taraf imzalıdır. Nüshalar arasında fark olmamalıdır; renk, kağıt tipi (80 g A4 standart tavsiye edilir) ve numerik sayfa numaralandırma aynı olmalıdır.

2. Adım 2 — Fiziki Sayım (Her Kalem Tek Tek)

   Etki: Etki:Yüksek

   Devir günü; devreden ve devralan birlikte, mekanı sistematik olarak taramalıdır. "Saat yönünde" veya "salon-mutfak-ofis-depo" gibi bir sıra belirlenir ve her bölümde ayrı ayrı sayım yapılır. Her kalem tabloya eklenirken taraflar aynı anda gözlem yapmalıdır.

   Bu aşamada en sık yapılan hata; "tahmini" geçmek ve yazılı kayda almamaktır. Her adet, her parça numaralandırılmalıdır. Bir "set" (örn. 6'lı sandalye takımı) varsa "1 adet 6 parçalı sandalye takımı" olarak değil, 6 parça olarak ayrı ayrı kaydedilmelidir — biri kırıldığında hangisi olduğu belli olsun diye.

   Arızalı, hasarlı veya eksik kalemler özel olarak işaretlenir. "Durum" sütununda net bir ifade kullanılmalıdır: "çalışır", "ara sıra hata veriyor", "ekran çatlak ama çalışır", "çalışmıyor — tamir edilmedi" gibi. Muğlak ifadeler ("iyi", "orta") kaçınılmalıdır.

3. Adım 3 — Fotoğraf Dokümantasyonu

   Etki: Etki:Yüksek

   Her demirbaş için en az üç fotoğraf çekilir: (a) tüm görünüm, (b) marka/model etiketi yakın çekim, (c) seri numarası yakın çekim. Ek olarak, hasar veya kullanım izi varsa ayrı fotoğraflar çekilir. Fotoğraf tarih-saat meta verisi açık olmalıdır.

   Genel fotoğraflar da kritiktir: iç mekân (salon, mutfak, depo, tuvalet), dış mekân (tabela, vitrin, giriş kapısı), depo stoğu, kasa bölgesi. Bu çekimler genel durumun ispatı için değerlidir.

   Sayaç fotoğrafları: elektrik, su, doğalgaz sayaçları — okuma rakamı net görülecek şekilde, sayaç numarası da karede olacak biçimde. Fotoğraflar isimlendirilir (örn. SAY-ELK-2026-04-24-1430.jpg) ve tutanak ekine dijital/basılı olarak eklenir.

4. Adım 4 — Belgelerin Tek Tek Tespiti

   Etki: Etki:Yüksek

   Teslim edilecek tüm belgeler bir kontrol listesinde sayılır: ruhsat asıl, vergi levhası, kira sözleşmesi ve ekleri, POS dökümleri, KDV/muhtasar beyannameleri, çalışan özlük dosyaları, marka tescil, domain kayıtları, sosyal medya erişim bilgileri. Her belgenin yanına "asıl" veya "fotokopi" yazılır.

   Belge teslimi, fiziksel + dijital olarak yapılabilir. Fiziksel belgeler dosya hâlinde, numaralı separatörlerle teslim edilir. Dijital belgeler (QR kod, e-fatura, e-defter dosyaları) şifrelenmiş bir arşiv olarak veya bir bulut klasör linki ile teslim edilir; linkin tutanakta yer alması gerekir.

   Bazı belgeler (örn. POS cihazı bankacılık erişimi, e-defter portalı erişim bilgileri) şifre değişikliği gerektirebilir; bu durumda hem eski hem yeni şifre değişikliği prosedürü tutanakta belgelenir.

5. Adım 5 — Sayaç Okuma ve Anahtar Teslimi

   Etki: Etki:Orta

   Teslim anında elektrik, su, doğalgaz, telefon ve internet sayaçları okunur; değerler kaydedilir; her sayacın fotoğrafı çekilir. Bu okuma değerleri, sayaçların devralan adına devri için kritiktir — devir öncesi tüketim devredenin, devir sonrası tüketim devralanındır.

   Anahtarlar: ana giriş, arka/depo girişi, ofis, tuvalet, kilit noktaları (kasa, dolap) — her anahtar sayılır, numaralandırılır ve tutanakta "X adet anahtar teslim edildi" şeklinde kaydedilir. Kart kilit ve alarm sistemi varsa aktivasyon/deaktivasyon kodları paylaşılır ve şifre değişikliği ayrıca yapılır.

   Sayaçların devredilmesi için elektrik/doğalgaz/su dağıtım şirketine başvuru devir gününden sonra yapılır. Yıl içinde yapılan sayaç devirleri (aboneliğin devri) tipik 1-2 hafta içinde sonuçlanır. Telefon ve internet devirleri ise operatöre bağlı olarak 1-7 gün arasında değişir.

6. Adım 6 — İmza, Paraf ve Arşiv

   Etki: Etki:Yüksek

   Tutanak tamamlandığında her sayfası taraflar tarafından paraflanır; son sayfa tam imza ile onaylanır. Tüzel kişilikte imza sirküleri + kaşe kullanılır. Ekler de (Ek-1: envanter, Ek-2: stok, Ek-3: belgeler, Ek-4: sayaç) ayrı ayrı paraflanır.

   Büyük bedelli devirlerde (tipik eşik: 1 milyon TL+) tutanak noter huzurunda tasdik ettirilir; bu durumda HMK m.204 kapsamında resmi belge niteliği kazanır. Bu adım sahtelik iddiasını bertaraf eder ve ispat gücünü en üst seviyeye çıkarır.

   İki nüsha; biri devredenin, biri devralanın arşivindedir. Dijital kopya (taranmış PDF) ayrıca bulut arşivine yüklenir. Detay süreç için devir sözleşmesi rehberi'ndeki sözleşme+tutanak birlikte arşivleme bölümüne bakın.

Tutanak sadece yazıyla değil, fotoğrafla desteklendiğinde ispat gücü katlanarak artar. Aşağıdaki protokol uygulanmalıdır:

• Her demirbaş için en az 3 fotoğraf: (a) tüm görünüm, (b) marka/model etiketi yakın çekim, (c) seri numarası yakın çekim (okunabilir).
• Genel iç-dış mekân fotoğrafları: giriş, salon, mutfak/depo, tuvalet, dış cephe — standart çekim açılarıyla.
• Hasar/arıza fotoğrafları: her hasar ayrı ayrı fotoğraflanır ve Ek-1'deki ilgili demirbaşa referans verilir.
• Sayaç fotoğrafları: okuma rakamı net görülecek şekilde, gün/saat meta verisiyle birlikte.
• Zaman damgası: telefon/kamerada tarih-saat meta verisi açık olmalı; mümkünse tarih içeren bir gazete görünecek şekilde çekim yapılmalı (adli delil standardı).

Fotoğraflar; numerik isimlendirme ile (örn. ENV-001.jpg, ENV-002.jpg) tutanağın Ek-1A'sına çıktıyla eklenir veya taraflarca erişilebilir bir bulut klasörüne yüklenerek linki tutanağa yazılır. Dijital arşivleme hâlinde, hash değerleri veya bloktartı (blockchain tabanlı) zaman damgası ispat için ek güvence sağlar.

Mevzuatta devir teslim tutanağı için özel bir "noter tasdiki zorunludur" hükmü yoktur. Tarafların iki imzalı bir adi yazılı belgesi HMK m.205 uyarınca adi yazılı delil niteliğindedir. Ancak aşağıdaki hallerde noter tasdiki güçlü biçimde önerilir:

• Devir bedeli yüksekse (1 milyon TL+): Davada aksi iddia edilemeyen resmi belge niteliği (HMK m.204) sağlar.
• Taraflar arasında güvensizlik varsa: Çift taraflı tasdik; sahtelik iddiasını bertaraf eder.
• Demirbaş sayısı 50'yi geçiyorsa: Eksik/fazla iddialarını önler.
• Tutanak uzak ileride ispat edilecekse: Noter arşivi, kayıpları önler.
• Kısıtlı sektörlerde (eczane, içkili işyeri, özel eğitim): Ruhsat devri başvurusunda genelde noter onaylı tutanak talep edilir.

2026 noter tarifesi Adalet Bakanlığı tarafından belirlenir; tutanak tasdiki tipik olarak 300-1.500 TL bandındadır (sayfa sayısı ve asgari tarifeye göre). Bu maliyet, olası bir davada avukatlık masrafı ve tazminat riskine kıyasla küçüktür.

Tutanaksız devir; kulağa pratik gelir ama mahkeme istatistiklerinin büyük kısmını oluşturan bir risktir. Aşağıda tipik sonuçlar listelenir:

• Demirbaş eksikliği iddiası: "Kahve makinesi var deniyordu, yok" davası — tutanakta listelenmemişse ispat edilemez.
• Hasarlı teslim iddiası: "Cihaz arızalıydı" savunması — fotoğraf yoksa mahkemede karşı taraf haklı çıkar.
• Stok değeri uyuşmazlığı: Sayım tutanağı yoksa satın alındığı iddia edilen stok miktarı ispatlanamaz.
• Sayaç tüketim davası: Hangi taraf hangi dönemi ödeyecek belirsiz kalır; karşılıklı dava açılır.
• Ruhsat dosyası belirsizliği: Dosya eksikse belediyeye ruhsat devir başvurusu yapılamaz; işletme hukuken duraklar.
• Anahtar / kod iadesi uyuşmazlığı: "Bir anahtar daha vardı" iddiası — sayılı tutanak olmadan ispat edilemez; bu durum güvenlik zafiyetine yol açar.

Tutanak; anlaşmazlık hâlinde bir tarafın iyi niyetini değil, yazılı gerçeği konuşturur. Profesyonel devirlerde tutanak en az devir sözleşmesi kadar ciddiyetle hazırlanır.

İndirilebilir Devir Teslim Tutanağı Şablonu — Yakında. Devredin ekibi; HMK m.199-205 çerçevesinde, mali müşavir ve ticaret hukuku avukatı tarafından gözden geçirilmiş örnek devir teslim tutanağı PDF ve Word şablonunu hazırlamaktadır. Şablon; başlık, taraflar, tarih-saat, envanter tablosu (marka/model/seri/adet/durum), stok, belgeler, anahtar, sayaç, imza blokları ve fotoğraf ekleri için yerlere sahip olacaktır.

Şablon yayımlanana kadar; bu rehberin "Örnek Madde Metinleri" bölümünü kendi durumunuza uyarlayabilirsiniz. Özel durumlarda (sektörel, kısıtlı ruhsat) hukuki danışmanla birlikte uyarlama yapılması önerilir.

Bu rehberde geçen kavramlar için sözlük girdilerimizden detaylı bilgi alabilirsiniz.

• Devir Sözleşmesi
• İşletme Devri
• Ticari İşletme Devri
• Şerefiye
• Peştamallık
• Hava Parası
• İşletme Ruhsatı
• İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı
• Damga Vergisi
• Kira Sözleşmesi Devri

Aşağıdaki kaynaklar; rehberdeki her delil rejimi hükmünün, şablon maddesinin ve noter ücret bilgisinin dayanağını oluşturur. Bağlantılar yeni sekmede açılır ve takip edilmez (nofollow).

1. [1]6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu (m.199-205 — Belge ve Senet Delili) — Mevzuat Bilgi Sistemi
2. [2]1512 sayılı Noterlik Kanunu (m.22 — Noter Delil Tespiti) — Mevzuat Bilgi Sistemi
3. [3]5237 sayılı Türk Ceza Kanunu (m.207 — Özel Belgede Sahtecilik) — Mevzuat Bilgi Sistemi
4. [4]Teslim Tesellüm Tutanağı Örneği (2026 Word Rehber ve Şablon) — ÖrnekBelge
5. [5]Devir Teslim Tutanağı Örneği — Kars SMMM Odası
6. [6]Taşınır Mal Yönetmeliği (Ambar Devir ve Teslim Tutanağı) — T.C. Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı
7. [7]Anahtar Teslim Tutanağı Örneği — Sinan Eroğlu Hukuk Bürosu
8. [8]Site Yönetimlerinde Devir Teslim İşlemleri: Belgeler ve Dikkat Edilmesi Gerekenler — Eskişehir Şehir Yönetim
9. [9]Malzeme Teslim Tutanağı Formu (Demirbaş Envanteri Örneği) — Cumhuriyet Üniversitesi Kalite Koordinatörlüğü